Las 6 mejores ideas para organizar festivales de música con efectos mágicos

Déjame contarte un secreto, amante de la música: los detalles marcan la diferencia cuando se organiza un festival o concierto con tus artistas favoritos. 

Los amantes de los festivales sabemos cual ese momento en el que eres consciente de que estás escuchando en vivo ese temazo que has tenido en bucle durante situaciones cotidianas de la vida: mientras vas al trabajo, a clase, cocinando, o mientras suena de fondo en un pub con tus amigos. Pero no hay sensación igual como vivir intensamente una canción en un lugar mágico, en un momento para el recuerdo.

Al final, un festival va mucho más allá de que un DJ o productor pinche un tema. O que veas al bajista de un grupo legendario en el mundo del rock. Un festival va de vivir el momento y el lugar: un ambiente inolvidable, las personas y todo lo que les une. La música es importante, claro, pero la gente lo es más, y los pequeños detalles suelen marcar la diferencia para que el momento de la magia sea vívido en sus memorias.

Festival de musica con el público disfritando de los artistas en el escenario

Ya hay grandes festivales que nos recuerdan esto, como los que comentamos en la guía de los 5 mejores festivales de música confirmados antes de abril. 

Las 6 ideas que proponemos ahora van dirigidas por y para la gente, para que se sientan protagonistas, para que el sentimiento de unión recale en ellos, para mostrarles gratitud, para guiarles durante el evento, ¡incluso para que lo vivan más intensamente al ritmo de las canciones, no nos olvidamos!

Pero siempre lanzamos una pregunta al aire. ¿Cómo? Creemos que el cómo es más importante que el qué. Organizar eventos con un despliegue audiovisual importante requieren una planificación detallada en una escaleta para cada tipo de actividad: hicimos una aproximación detallada de ello en la guia para organizar congresos de medicina y en las ideas para una boda original. Y creemos que, en esta ocasión, las pulseras para festivales pueden tener un gran recorrido para aportar valor al evento.

Utilizar los tiempos, el espacio y la creatividad en cada momento de un espectáculo es vital para que los detalles se conviertan en importantes y no solo una consecución de actos sin alma.

Primeros pasos para organizar un festival de música

Como hemos dicho, la planificación previa es esencial en cualquier festival, concierto o musical que vaya a llevarse a cabo. El contexto y el entorno son claves, y de esta manera se solidifica un buen concepto para dar el pistoletazo de salida. Podría ser que una conocida empresa de bebidas alcohólicas llamada “Ron Velera” decide hacer un evento con fines publicitarios, y une fuerzas con una agencia de eventos que dispone de un amplio recorrido encargándose de conciertos en pabellones locales de Alicante. 

Ron Velera consigue que en el mundo de la noche valenciana sus consumiciones se disparen, pero necesitan impulsarse creando una imagen de marca mas fuerte, y que de esta manera el público joven y los amantes de la música lo vean como la copa que acompaña los grandes momentos que ocurren de fiesta.

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La agencia tiene claro que el festival debía sacar partido a las playas del lugar y enfocarse en las fiestas nocturnas al aire libre que tan conocidas son en la industria y este tipo de eventos. Sin embargo, ambos deben encontrar un elemento diferencial. Y lo encuentran en una isla: Tabarca.

Por tanto, una vez que el concepto lo tiene ya bien atado, solo queda diseñar el esqueleto de la idea e hilar muy fino con la estrategia de comunicación. Deben conseguir que el evento tenga una sensación de exclusividad al celebrarse en la isla, una noche de verano, junto con el nombre de A la deriva Fest y solo dejar que los detalles del evento hagan su magia.

Los artistas personalizan la experiencia

El line-up de los artistas, es decir, la lista de confirmados en el festival, es más importante de lo que parece. Son parte fundamental para encontrar la atmósfera que se busca. Obviamente que sin artistas no hay espectáculo, pero, ¿vale cualquier DJ o cantante? Como hemos dicho antes, el concepto del festival y posicionarlo en la mente del público es el principal reto.

Y a partir de solucionar este quebradero de cabeza surgen los demás, de tal manera que el concepto tenga una relación directa con la experiencia del festival y así crear un ambiente adecuado. “A la deriva” puede tener dos tipos de música diferenciados: el rap urbano y la electrónica, dos géneros que vibrarán con las pulseras en el festival.

Asegúrate que los artistas vayan a ser lo que les guste al público, algo fundamental en la organización de eventos musicales. Por ejemplo, en el rap urbano destacan artistas como Natos y Waor, que suelen tener referencias en sus letras más duras y podrían ser un complemento perfecto para la “llegada de los piratas” en un momento del evento, antes de la noche. Por otra parte, tenemos la electrónica y toda su variedad de géneros de cualquier tipo, que puede servir de complemento mientras se celebra el “botín robado” de los asistentes.

Lugar, permisos, ayudas, presupuesto

Seamos sinceros, esta es una parte muy delicada y que hay que prestar mucha atención. No hay que dar por hecho nada. Hacer una fiesta privada en una isla tan conocida puede ser muy complicado, pero si una empresa patrocinadora con cierta influencia puede luchar al menos un recinto dentro de Tabarca, bienvenido sea. Sea una isla o no, lo importante es tener un diálogo abierto con ayuntamientos y organizaciones gubernamentales para que el proyecto pueda salir adelante, ya sea con subvenciones o con ayudas externas privadas para contratar, después de presentar el proyecto debidamente trabajado y desarrollado en todas sus vertientes.

¿Cuántos escenarios para un festival?

Vista desde el cielo de tres escenarios en un festival masificado

Una pregunta que debe responderse mientras se desarrolla el guion de trabajo. Un escenario te garantiza que la gente mantendrá la atención a lo que ocurra y no se dispersará, pero cada vez es más habitual que en un mismo festival existan varias zonas diferenciadas y la experiencia del asistente sea activa, disfrutando así de todo el evento. Nuestras pulseras tipo festival de Glow Experience dan la oportunidad de dividirse por grupos y crear asi una experiencia inmerisiva con sus efectos de luz.

La cuestión vuelve a interpelar al concepto, ¿hay alguna razón válida para que haya dos o más? Esto es algo que también tuvimos que tener en cuenta cuando participamos en el desfile de moda de la Mercedes Fashion Week de Madrid.

Echando un vistazo a la situación del festival en Tabarca, probablemente no merezca la pena. Un escenario con un recinto mediano sería lo adecuado para una isla muy dedicada al turismo y que poco o nada tiene que ver con una gran extensión dedicada a ello, como suele ser habitual en otros festivales. Sin embargo, puede surgir algo de valor en ello: no hace falta elaborar un gran despliegue de escenografía, focos o stands si se simula que el público está en una isla desierta. 

El equipo humano para organizar el evento

En proyectos de tal calibre, hay al menos tres equipos de trabajo que deben estar disponibles y en perfecta sintonía. Sin ellos el festival no sería más que una idea. El equipo de producción es ese equipo de confianza que da la seguridad suficiente cuando todos los detalles deben estar listos el día del evento, y que lo conforma el equipo de iluminación, el de puesta en escena, realización y montaje. Es el equipo mas grande y dedicado a que, a nivel técnico, las cosas funcionen, pero que si no funcionan, puedan actuar a tiempo para que pasen desapercibido y ejecutar el plan B.

Por supuesto no pueden faltan los proveedores, que proporcionan en todo momento lo que se necesita, y que muchas veces lidera una marca que va apoyando el proceso de trabajo que tiene la organización y que tan costoso resulta ser. El tercer agente que mencionaremos será el equipo de programación, que se va a especializar en estar en contacto directo con artistas para que puedan actuar y su estancia sea lo más cómoda posible.

Los asistentes tienen que saber que el ambiente será mágico

Para que la imagen mental del evento llegue a ellos, lo primordial es conseguir una buena estrategia de comunicación. La visión y la misión, dos conceptos parecidos pero distintos entre sí, forman parte de ello. La misión es el objetivo a corto plazo, lo que el proyecto en cuestión hace por la gente que va al festival: por ejemplo, el servicio de viaje en barco hacia la isla, las comodidades, la aventura y otras actividades que podrían tener que ver con la propia industria turística. La visión es lo que se espera, las expectativas globales en el camino a seguir. Por ejemplo, recurrir a más islas, mas emplazamientos, un festival por todo el archipiélago balear…

Que en redes sociales o en la web pueda notarse como no solo es un festival, es un show en un emplazamiento distinto, atractivo a nivel turístico, que no es masivo y que conseguirá convertirse en una noche para el recuerdo mientras los artistas más sonados del panorama ponen las canciones que les gusta. Haciendo especial hincapié en los detalles y en el concepto, el público recurrente en festivales sabrá que todo lo que se propone rompe con lo establecido. Las pulseras de festival son claramente una herramienta para conseguir esto.

Comienzan los espectáculos

Una vez que se acaba el desarrollo del trabajo, la logística y la contratación de los grandes artistas, empieza el gran día del festival. Toca analizar si todo funciona como es debido para que el evento sea todo un éxito y una experiencia inolvidable.

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Ya dentro del recinto, los asistentes podrán disponer de comida, dependiendo de su tipo de entrada y las consumiciones que tengan. También se les puede dar uno de los detalles que conseguirían potenciar esos detalles que acabarían siendo inigualables en un evento: nuestras pulseras LED.

Con ellas no solo vivirán la música o los diferentes momentos del festival que expondremos a continuación, si no que además puede servir como guía para los asistentes. ¿No saben a que hora empieza la primera actuación? En ese caso, la pulsera LED brillaría para avisar de que el cantante o DJ ya está a punto de comenzar su sesión, a modo de señalización.

Pulseras diferentes para cada uno

Siguiendo con la idea anterior, dividir las pulseras entre los diferentes involucrados puede resultar una idea realmente práctica para los diferentes momentos del evento. Las pulseras pueden dividirse hasta en 10 grupos para que cada grupo tenga un color o efecto determinado, de tal manera que los artistas pueden llevarlas y, que cuando vayan a actuar, se enciendan. Otro grupo puede ser para el público y que los efectos de luz interactúen cuando el cantante les deja que terminen las frases de la canción. Las pulseras de festival personalizadas con un logotipo distinto pueden hacer que su logística sea más fácil si se diferencia cada grupo de personas que la llevarán. Incluso algún patrocinador puede poner su logo en ellas.

El staff puede ser otro grupo: la comunicación interna es importante y a veces, en grandes grupos, hace falta soluciones nuevas, esquemáticas o más visuales, para que así no haya contratiempos ni fallos para la coordinación del equipo. No nos olvidamos de los VIPS o público con privilegios, como los ganadores de algún sorteo que fueron invitados. Pueden asistir a los populares meet and greet, y utilizar su pulsera para que se mantengan de un color y así identificar a la persona para acceder al backstage.

La presentación del concierto

¿Damos una bienvenida como se merece a los que inauguran el festival? Como dijimos al principio, el concepto puede ir de la mano de la música, los artistas y, sobre todo, de la animación. Siempre es importante mantener los instantes de un concierto en su máximo nivel de intensidad y atención, para que puedan descubrir todo lo que tiene que ofrecer. El foco debe mantenerse en el escenario en la hora y lugar adecuados, y que el máximo número de personas estén presenciándolo para que sea una experiencia única y sorprender con todos los elementos.

Disfrazado de oso con gafas de sol en el escenario de un festival

Puede ser que se apaguen los focos del escenario y las pulseras led para fiestas que lleva el público se enciendan en naranja, simulando antorchas, mientras suena una música, y en las pantallas LED aparezcan antorchas también. Con algo de tensión ambiental, el capitán del barco anuncia que llegan piratas, y parte de una canción empieza a sonar para que el público se de cuenta de quienes son. El color de las pulseras empiezan a hacer un efecto de fade-in y fade-out hasta que aparecen en el escenario, y se vuelven de otro color o se programa otro efecto con la controladora.

Que la canción de hardstep se mezcle con la luz LED

La funcionalidad de estas pulseras de luces para fiestas puede hacer que brillen al ritmo de la música, lo que le hace ser el complemento que aporte más valor de todos, incluso más que la propia decoración. Existen festivales que se centran en el diseño del mismo, pero si el concepto tiene que ver con el lugar y el momento, la experiencia del publico será llevada de mejor manera.

Después de los conciertos de música urbana y un storytelling inmersivo en el que muchos artistas son visitantes de la isla como parte de la temática, toca la celebración del botín conseguido por los piratas, que lo comparten entre toda la tripulación en la isla. Al caer la noche comienzan a llegar las tribus indígenas: los DJ, que traen consigo ritmos y temas conocidos dentro del mundo de la electrónica underground, y que fácilmente pueden mezclarse con los colores y efectos de las pulseras.

Verde para el tecno y Morado para el future house

Las batallas siempre ha sido un gran atractivo de la música. Podemos ver el ejemplo en las batallas de exhibición de la Red Bull Batalla de Gallos, o propiamente las impresionantes competiciones de esa marca, como también la Freestyle Master Series, una liga oficial en España del tema en cuestión, que reúne miles de personas todos los meses.

En un festival siempre es interesante ver como dos o más bandos interactúan para luego comentar quien pudo ser el ganador. Aquí lo llevamos al mundo de los DJ y los géneros de música electrónica. Podría ser que el público se divida en dos grupos de pulseras, dependiendo a quien quiere apoyar en la batalla, si a la música tecno o a la del future house. Ambos DJ saldrían en el escenario y se intercambiarían sesiones cortas, de tal manera que en cada sesión brillaría el grupo de pulseras correspondientes, con efectos añadidos y bailes que los acompañarían.

Ronda gratis de bebidas en los stands

Barman atendiendo en un stand de bebidas alcohólicas

Siguiendo con el ejemplo, un equipo de rescate marítimo ha traído suministros suficientes para que puedan pasar mas horas en la isla hasta que puedan sacarles de allí. Se trata de los patrocinadores, en este caso el principal e inversor del evento Ron Velera, que ha decidido dar una ronda gratis de la bebida que quieran a todos los asistentes al evento. 

A la hora de organizar el marketing del proyecto para promocionar los productos, es crucial jugar con los tiempos. ¿Cuándo dar las bebidas gratis? ¿Quizás cuando haya más personas dispersadas por el recinto sin ningún concierto ni sesión activa? En todo caso, las pulseras podrían servir como indicadores de que hay barra libre durante ese preciso instante, y que sea más fácil la comunicación con la gente. 

De igual forma ocurre con el merchandising de los cantantes o del propio festival. Los cantantes quizás se están despidiendo y es el momento de avisar al posible cliente de que el stand de sus camisetas y gorras va a cerrar en poco tiempo.

¿Al día siguiente se continúa la fiesta?

Otra de las decisiones más importantes y que puede tener una relevancia incuestionable a la hora de abordar el guion de trabajo: los días del evento. Hay personas que se cansan en seguida y con un día tienen bastante; otras estarían toda la semana con días seguidos de fiesta. Esa cuestión depende del público del festival y si su ambiente mágico causó éxito entre ellos. Con ayuda de las pulseras, podrían diferenciarse los días de fiesta o incluso las apariciones de los artistas cada jornada.

Si el festival tiene camping y provee tiendas de campaña y un espacio propicio para estar ciertos días, es más fácil que se pueda continuar durante uno o dos días más. En el caso de la isla, lo más probable es que la organización, con ayuda de la empresa patrocinadora, monte un camping para pasar al menos dos días de concierto en Tabarca. 

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