Guía para la organización de congresos médicos y eventos de medicina

La organización de un congreso médico no siempre es tarea fácil, por eso hacen falta claves que revolucionen la manera en la que los ponentes y asistentes interactúan con el evento de medicina. ¡Apunta estos pasos para que la organización de congresos tenga impacto directo en la experiencia!

La organización de congresos médicos requiere de una planificación minuciosa para garantizar el éxito del evento. Los pasos fundamentales para llevar a cabo una conferencia médica pasan inevitablemente por una guía que lleve a los ponentes y asistentes a un cierto ritmo de entretenimiento y orden.

Asimismo, daremos a conocer cómo las pulseras LED para eventos e interactivas de Glow Experience pueden ayudar a crear experiencias inolvidables para los asistentes y que personalizar un congreso sea tarea fácil.

Si te preguntas cómo organizar un congreso, aquí van nuestras claves para organizar congresos, y que explicamos paso a paso para la puesta en marcha del evento de la mano de las pulseras LED y que el organizador tenga claro como ir estructurando su agenda.

¿Cómo es la organización de un evento de medicina?

Imagina la complejidad de armonizar las expectativas de los ponentes, la diversidad de temas médicos a tratar y las preferencias de los asistentes, todo mientras se mantiene un equilibrio delicado entre la rigurosidad científica y la accesibilidad para el público en general. El objetivo es solapar ambas cosas a la vez y puedan satisfacerse las necesidades de cada uno.

Organizar un congreso médico tiene varios desafíos. Esto implica la necesidad de una planificación minuciosa que abarque desde la estructura de la agenda hasta la elección de tecnologías de vanguardia para la presentación de contenidos, además de la publicidad del mismo en redes sociales, revistas del sector o periódicos y en campañas de comunicación.

¿Listo para conocer los pasos y consejos detrás de la organización de un congreso médico espectacular?

Pongamos un ejemplo:

Onuba Genetics, reconocido actualmente como el líder indiscutible en la fabricación de protectores solares, ha alcanzado nuevas cimas de éxito gracias a su innovadora fórmula patentada. 

Con el objetivo de solidificar aún más su reputación como pioneros en el campo de la dermatología, el departamento de marketing de Onuba Genetics ha revelado su ambiciosa idea: organizar el primer Congreso Onuba de Dermatología. Este evento aspira a superar todos los estándares previos en el sector, convirtiéndose en un punto de referencia para futuras conferencias. La temática del congreso pinta muy rigurosa si se juntan los mejores médicos de todo el país y los mayores referentes en el sector se dan cita.

No obstante, hay un desafío significativo que enfrentar: una jornada médica convencional no será suficiente para alcanzar estas elevadas expectativas. Para realmente sorprender y dejar una huella imborrable, Onuba necesita trascender lo tradicional e introducir elementos innovadores que rompan con el molde de los eventos típicos del sector. La pregunta es, ¿cómo lograrán transformar un congreso de dermatología en una experiencia única e inolvidable para sus participantes? Este es el reto que ahora enfrenta el equipo de Onuba, un desafío que podría definir el futuro de la compañía en el ámbito de la dermatología y convertir su evento en un congreso internacional.

Varias profesionales de la salud con bata blanca reunidas en un evento

Primeros pasos para organizar un congreso médico

La agenda y los horarios

En el mundo de los eventos corporativos y congresos, la innovación y eficiencia en la comunicación son claves para el éxito. Organizar la agenda de cada actividad y sus horarios en un evento médico es un verdadero desafío que requiere una combinación de precisión y flexibilidad.

¿Te preguntas cómo puedes estar atento a las actividades del congreso? Es sencillo.

Siguiendo con el ejemplo anterior, la organización del congreso ha estructurado un completo programa de actividades. Sin embargo, se presentó un desafío importante: cómo informar eficientemente a los asistentes sobre el horario exacto de cada conferencia, taller o sesión de networking.

Para abordar este dilema, se sugirió el desarrollo de una aplicación móvil que contenga la agenda actualizada del evento. Esta solución no solo facilitaría la logística, sino que también funcionaría como un recordatorio constante para los asistentes a través de sus dispositivos móviles, ¡algo que todo el mundo utiliza! Por otro lado, también se  propuso una idea creativa: programar pulseras LED para que parpadeen en rojo cinco minutos antes de cada actividad. Esta estrategia no solo sería funcional, sino que también añadiría un toque innovador y distintivo al evento.

Registro de asistencia e inauguración

Primero, hablemos del registro de asistencia, algo indispensable para la organización de eventos. Códigos QR, lector de tarjetas, puertas de acceso, control del número de asistentes… Este es el primer paso importante para asegurarte de que todo funcione sin problemas. Asegúrate de completar todos los detalles necesarios y presentar una buena impresión. ¡Y la mejor impresión es que todo esté a punto!

Las pulseras pueden tener una gran importancia en el acceso a los eventos, asi que no olvides tener en cuenta la tecnologia RFID o NFC para ello.

La inauguración es como la gran fiesta de bienvenida de tu congreso. Es el momento perfecto para compartir tu entusiasmo con colegas y conferenciantes. No dejes pasar la oportunidad de sumergirte en el ambiente festivo del congreso científico y conocer a otros profesionales sanitarios.

Así que, en pocas palabras, el registro de asistencia e inauguración son los cimientos de tu evento, y forma parte de una de las claves para organizar un congreso.

Por ejemplo, el equipo de Onuba ya ultima detalles en el recinto. Puntualmente comienzan a llegar los primeros asistentes al congreso. Sus colaboradores reparten pulseras LED entre los médicos, que van cambiando suavemente de color entre rojo, azul y verde.

En un momento de perfecta sincronización, las pulseras LED se iluminan en morado cuando la presidencia y el ponente de honor hablan, mientras que destellean en azul después, acompañando los aplausos del público. De esta manera, de los diez grupos disponibles, estas pulseras de plástico para eventos estarían divididas en 2 grupos, la de oradores y público. Esta exhibición de luces no solo es un espectáculo visual impresionante, sino que también facilita la dirección de la respuesta del público, creando una atmósfera de unidad y participación activa.

Hot

Este inicio vibrante y tecnológicamente avanzado presagia un evento que no solo cumplirá con las expectativas de los asistentes, sino que las superará, fortaleciendo la reputación de Onuba como líder y pionero en su campo. La primera parte de un congreso médico de éxito está realizada.

Claves para organizar una conferencia magistral

La importancia de este tipo de eventos y conferencias radica en la educación. En un mundo donde la información es poder, comprender a fondo ciertos temas y sus implicaciones es fundamental, más en el campo de la medicina. Pero la conferencia no solo está diseñada para brindar el conocimiento necesario, si no para inspirar a otros profesionales o a los asistentes a tomar acción. ¡De esta manera, el público ya no tomará decisiones mal informadas sobre la salud!

¿Cómo sería una conferencia de melanoma en un congreso médico?

La primera sesión plenaria está a punto de comenzar. El doctor que va a dar el simposio acoge calurosamente al público y comienza su exposición sobre las últimas novedades en melanoma. Todas se conectan automáticamente en un gran grupo sincronizado.

Cuando el oncólogo explica el primer tratamiento, una suave lluvia de estrellas verdes cae sobre la sala relacionando visualmente el comienzo de la información que va a dar el orador. El doctor prosigue y estas pulseras para eventos vuelven a crear un efecto conjunto, pasando a parpadear en amarillo, complementando la charla sobre la segunda terapia descrita.

Así sucesivamente, van alternando entre los diferentes colores mientras los asistentes viven la conferencia de una manera mucho más inmersiva y dinámica gracias a la iluminación.

Incorporar en el evento una "Charla entre stands" y almuerzo

Es una oportunidad única para explorar la innovación y para establecer conexiones significativas, además de recargar energías. ¡No subestimes el poder de una conversación en un stand o el impulso que un buen desayuno puede proporcionar!

Hot

Imagina que, en el congreso de Onuba, las pulseras LED han sido previamente divididas en cuatro grupos de colores distintos para jugar un papel clave en una estrategia de networking. Durante la pausa de las 12.00h, el speaker del evento toma el control y comienza a indicar que las personas de cada grupo deben juntarse con otros de diferentes colores. Por ejemplo, podría sugerir que los del grupo verde se reúnan con los del grupo azul.

Esta dinámica de agrupación guiada tiene como objetivo dinamizar la interacción entre los profesionales y fomentar la formación de nuevas relaciones. Al romper las barreras iniciales y alentar a los asistentes a entablar conversaciones con personas que no habían conocido previamente, se crea un ambiente de apertura y colaboración.

Organización de una mesa redonda sobre psoriasis

Es una oportunidad única para sumergirse en un diálogo especializado, compartir descubrimientos, colaborar y comprometerse en la búsqueda de soluciones. Aquí, las ideas se transforman en compromisos y proyectos concretos para mejorar la calidad de vida de quienes padecen psoriasis. Pero, sobre todo, se discuten temas con puntos del dia ya previamente organizados que se tienen que tomar en cuenta en eventos o congresos del sector médico.

En nuestro ejemplo, llega el momento de la mesa redonda sobre psoriasis a las 16.00h. Los doctores escuchan atentos desde sus asientos. La doctora que preside la mesa da comienzo al debate. En ese instante, se programan las pulseras para distinguir a cada expositor.

Estas pasan a dividirse en 8 grupos de color morado, uno por cada experto sentado en la mesa. Y las del público, el noveno grupo, permanecen en azul. Cuando la moderadora toma la palabra, solo titilan las pulseras moradas que la identifican. Sus palabras captan toda la atención.

Los primeros asistentes en intervenir lo hacen iluminados también por su color asignado. El resto sigue expectante de azul. Los aplausos del público relucen en las pulseras azules. Un momento perfecto de participación de los asistentes guiada por la luz.

Taller práctico de medicina y dinámica grupal

En el ámbito empresarial, la cohesión de equipo es esencial para el éxito. Los eventos del sector en los que hayan empresas de por medio, como los MICE, no solo son oportunidades para adquirir conocimientos, sino también para fortalecer la unidad y el espíritu de equipo. Un buen teambuilding entre profesionales del mismo sector es necesario para que las ideas y proyectos generados en esas mesas redondas se lleven a cabo en eventos relacionados, ¡y más si el público presente está atento de ello!

Son las 17.00h y en un taller dedicado a las últimas técnicas estéticas en el congreso de médicos, una doctora experta en el campo presenta demostraciones prácticas y detalladas.

Doctores reunidos para organizar una conferencia de medicina

Los participantes se dividen en cinco grupos distintos, cada uno identificado por un color diferente de pulsera LED. Esta diferenciación por colores está asociada a la empresa a la que cada asistente pertenece, facilitando la identificación y organización durante los ejercicios grupales.

La dinámica del taller incluye un elemento de colaboración y mezcla entre los distintos grupos. A los asistentes se les anima a formar equipos nuevos, con la condición de que cada grupo no tenga más de dos pulseras del mismo color. Esta regla garantiza que los participantes se mezclen, promoviendo la interacción entre personas de diferentes compañías y fomentando un ambiente de colaboración y aprendizaje conjunto. 

Esta estrategia no solo hace que los ejercicios grupales sean más dinámicos y enriquecedores, sino que también permite a los asistentes practicar mas networking La combinación de demostraciones prácticas, tecnología interactiva y ejercicios de grupo bien planificados convierte el taller en una experiencia educativa integral, efectiva y memorable para todos los involucrados.

Presentación de productos farmacéuticos

Estos eventos no solo son espacios donde el intercambio de ideas y el networking florecen. También son puntos de encuentro clave entre marcas, consumidores, y profesionales del sector, en este caso, farmacéutico. En este escenario, a un producto se le da vida en un contexto donde su utilidad y beneficios pueden ser experimentados de manera directa. Esto es crucial para captar la atención y el interés del público.

Ejemplo: varias empresas exponen sus novedades en el escenario principal a las 18.00h, junto con Onuba. Haremos coincidir los colores de las pulseras con la imagen corporativa de cada marca para crear un ambiente inmersivo mediante neuromarketing. De tal manera que, cuando la empresa “Pazier” exponga su crema “UV-block” de protección anti-UV, las pulseras parpadearán en azul continuamente mediante neuromarketing para asociar su imagen corporativa.

¿Cómo se dividirían las pulseras?

En total se usarán 6 de los 10 grupos disponibles, cambiando el color al hablar cada empresa, De esa manera se creará una atmósfera adecuada para que, a través del neuromarketing, los asistentes asocien el color con la marca / producto y sus beneficios o narrativa de ese momento, acompañando el guion y la elocuencia del orador.

Otra de las grandes ventajas de la pulseras personalizadas para eventos como estos es que existe la posibilidad de integrar un logotipo en ellas, de tal manera que la presencia de la marca esté presente allá donde vayan los que tengan la pulsera.

Conferencia y video sobre los rayos UV

Reunión de profesionales de la salud en una sala de conferencias

¿Sabías que recordamos mejor lo que vemos en vídeos e imágenes que lo que solo escuchamos o leemos? Los vídeos son como trampolines para el debate y el aprendizaje en grupo. Imagina que todos los médicos están viendo un vídeo sobre un nuevo tratamiento. Después del vídeo, pueden empezar a hablar sobre sus experiencias, ideas, y hasta pueden surgir nuevas soluciones. ¡Es como tener una conversación con imágenes, lo cual hace que todo sea más interactivo y enriquecedor!

Llegan las 19.00h y el congreso de Onuba avanza, y el doctor a cargo de la temática sobre los rayos UV se prepara para una presentación de alto impacto. Durante un total de 45 minutos, compartirá con la audiencia las profundas consecuencias de la exposición a los rayos ultravioleta y, lo que es aún más importante, cómo prevenirlas de manera efectiva. Su objetivo es proporcionar a los asistentes información valiosa que les permita cuidar su piel de manera responsable y evitar problemas futuros.

Para asegurarse de que la presentación sea aún más efectiva y memorable, se ha planificado la reproducción de un vídeo divulgativo de 5 minutos que complementará las explicaciones del doctor. Este video proporcionará una representación visual y gráfica de los conceptos presentados a través de los efectos lumínicos de las pulseras, reforzando aún más el mensaje y brindando a los asistentes una comprensión más completa del tema.

Cóctel posterior al congreso y sorteo de productos del patrocinador

¡Llegó la hora de los cócteles y el catering! Piensa en todas esas deliciosas tapas, canapés y quizás hasta sushi, esperando ser degustados. Y no olvidemos los cócteles: coloridos, refrescantes, ¡casi como obras de arte en un vaso! Este es el momento en que todos se relajan, charlan y se deleitan con cada bocado. Es como una fiesta para tus papilas gustativas después de un día lleno de cerebro y aprendizaje.

Para agregar un toque especial y emocionante al cierre del evento de Onuba Genetics, se ha ideado una cuenta regresiva visual y deslumbrante utilizando las pulseras LED a las 21.00h.

Un minuto antes del brindis, las pulseras muestran una lluvia de estrellas doradas, creando un ambiente mágico y anticipando el momento culminante. A medida que se acerque el momento del brindis, los parpadeos continuos de las pulseras en el mismo tono dorado aumentan la emoción en la audiencia.

Además, se ha tenido en cuenta la importancia del patrocinador en este evento. Para destacar el sorteo de regalos entre los asistentes, se utiliza el color corporativo con destellos rápidos, lo que agrega un elemento visual distintivo a la ocasión. Esto no solo resalta la generosidad de la marca, sino que también crea un ambiente festivo y emocionante mientras se anuncian y entregan los regalos.

Música en directo

Profesionales de la salud disfrutando de cocteles en una feria de medicina

Ahora, imagina que empieza a sonar música en vivo. ¿Un poco de jazz suave, tal vez? ¿O una banda que toca un pop-rock movido? La música llena el ambiente, haciendo que los pies empiecen a moverse solos. Es el ingrediente secreto que transforma el ambiente de serio y académico a uno lleno de risas y buen rollo.

Cierra la jornada a las 22h. Este acto musical no solo brindará entretenimiento de alta calidad, sino que también se convertirá en un verdadero espectáculo sensorial gracias a la incorporación de las pulseras LED.

Programan nuestras pulseras y entonces sus vibrantes colores azules, rojos y verdes van cambiando al ritmo de la percusión y la melodía, creando un espectáculo lumínico que pondrá el broche de oro al Primer Congreso de Onuba.

Prueba nuestra tecnología

¡Y aprovecha las promociones que tenemos disponibles para ti!

Acceder

Registro

Restablecer la contraseña

Por favor, introduce tu nombre de usuario o dirección de correo electrónico y recibirás por correo electrónico un enlace para crear una nueva contraseña.